Swagelok Singapore
ทีมงานของแคนนอนมีความรู้และมีความเข้าใจในผลิตภัณฑ์ของพวกเขาเป็นอย่างดี ซึ่งช่วยเสริมให้ให้เราสามารถพัฒนาความสัมพันธ์และความร่วมมือที่ดีได้ พนักงานทุกคนของแคนนอนให้ความช่วยเหลือ มีความเป็นมิตรและตอบสนองความต้องการของเราได้เป็นอย่างดี
Ms. Karin Yap
Head of Operations
Swagelok Singapore
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- งานเอกสารจำนวนมาก
- พื้นที่จัดเก็บจำกัด
- กระบวนการที่ใช้เวลานานและต้องใช้แรงงานจำนวนมาก
การแก้ไข
- โซลูชั่นการจัดการเอกสาร Therefore™
ผลลัพธ์
- ลดงานเอกสารโดยการเก็บเป็นแฟ้มเก็บถาวรและเรียกค้นไฟล์ได้ในรูปแบบดิจิทัล
- ประหยัดพื้นที่และเวลา
- การจัดสรรทรัพยากรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตได้ดียิ่งขึ้น
Swagelok Singapore เป็นผู้ผลิตและจัดจำหน่ายชิ้นส่วนชุดประกอบและบริการที่เกี่ยวข้องของระบบของไหลขนาดใหญ่ การดำเนินงานของ Swagelok Singapore มุ่งเน้นไปที่การตลาดและการขาย โดยสร้างบทบาทสำคัญในการรักษามาตรฐานระดับสูงของการบริการลูกค้าที่สอดคล้องกับบริษัท ในฐานะที่ Swagelok เป็นบริษัทข้ามชาติระดับโลกที่มีมูลค่ากว่าพันล้านดอลลาร์ ไม่ว่าจะเป็นวิธีการดำเนินงานของ Swagelok Singapore หรือวิธีที่พวกเขาจัดการกับประสบการณ์ของลูกค้า ภารกิจของพวกเขานั้นมุ่งมั่นเฉพาะการส่งมอบโซลูชันที่ยอดเยี่ยมโดยใช้ศักยภาพของทรัพยากร จุดแข็ง และความสามารถขององค์กร
ภาระเอกสารจำนวนมหาศาล
Swagelok Singapore มีฐานข้อมูลลูกค้ากว่า 1,600 ราย รวมถึงลูกค้าหลักที่ต้องให้บริการประจำในแต่ละวันประมาณ 300 ถึง 500 ราย ลูกค้าจำนวนมากนี้ทำให้ต้องใช้เอกสารมหาศาลและใช้พื้นที่อันมีค่าขนาดใหญ่ โดยทั่วไปเอกสารนี้อยู่ในรูปแบบกระดาษจริงซึ่งท้ายสุดจะถูกนำเข้าแฟ้มและจัดเก็บไว้ในกล่องเพื่อประหยัดพื้นที่ไว้ให้กับพนักงานและอุปกรณ์อื่นเพิ่มเติม
กระบวนการที่ใช้เวลานานและต้องใช้แรงงานจำนวนมาก
สำหรับกระบวนการค้นหาเอกสาร ถึงแม้จะมีเอกสารบางอย่างที่สามารถเรียกดูได้บนคอมพิวเตอร์ แต่ถ้าพนักงานต้องการสำเนาที่มีลายเซ็นกำกับ พวกเขาจะต้องค้นเอกสารตัวจริงที่ถูกเก็บในกองแฟ้มต่างๆ โดยขั้นตอนแรก พวกเขาต้องหากล่องเอกสาร (จากกองกล่องเอกสารจำนวนมาก) ที่เก็บอยู่ในในโกดังหรือตู้ จากนั้นนำทุกอย่างออกมาเพื่อค้นหาเฉพาะไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นต้องเก็บรวบรวมทุกอย่างกลับเข้าที่เดิม ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้ถือว่าเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อและเสียเวลาอย่างยิ่ง เนื่องจากต้องใช้เวลาถึง 2-3 ชั่วโมงต่อคนต่อวันในการดำเนินการ
หมดปัญหาการจัดเก็บและค้นหาเอกสารด้วยตนเอง
Swagelok Singapore ได้ทำการเปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายรายและพบว่าแคนนอนสามารถแก้ปัญหาให้ได้แบบครบวงจร เนื่องจากมีทั้งการให้บริการซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์อยู่ในแพ็คเกจเดียว ในขณะที่ผู้ให้บริการรายอื่นส่วนใหญ่มักเสนอแยกต่างหาก นอกจากนี้ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของแคนนอนยังสามารถตอบสนองความต้องการของ Swagelok Singapore ได้ครอบคลุมมากกว่าผู้ให้บริการรายอื่น
เมื่อนำโซลูชันการจัดการเอกสาร Therefore™ ของแคนนอนใช้ทำให้ไฟล์ต่างๆ ของเราได้รับการจัดทำเป็นแฟ้มเก็บถาวรแบบดิจิทัล ทำให้ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บและค้นหาแบบแมนนวลอีกต่อไป ขณะเดียวกันก็ประหยัดทั้งพื้นที่และเวลาอันมีค่า หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการทำงานที่มีสาเหตุจากพนักงานซึ่งเป็นสถานการณ์ที่เอื้อประโยชน์ทั้งสองฝ่าย
การใช้ทรัพยากรมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เป็นเรื่องที่ดีมากสำหรับ Swagelok Singapore เมื่อนำกระบวนการแปลงข้อมูลไปสู่รูปแบบดิจิทัลมาใช้กับธุรกิจเพื่อให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำงานประจำวันที่รับผิดชอบอยู่ อีกทั้งโซลูชันการจัดการเอกสาร Therefore™ ของแคนนอนได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งในการช่วยให้ Swagelok Singapore ปรับปรุงกระบวนการทำงานและยกระดับการผลิตให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ระดับความพึงพอใจในการให้บริการลูกค้าโดยรวมเพิ่มขึ้นอีกด้วย ซึ่งในตอนนี้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถทุ่มเทความสำคัญไปที่การช่วยแก้ปัญหาให้กับลูกค้าของตนแทนการนำเวลาอันมีค่าไปในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่างๆ
การทำงานประสานกันที่ดีที่สุด
การนำกระบวนการแปลงข้อมูลไปสู่รูปแบบดิจิทัลอาจสร้างเป็นเรื่องที่น่ากลัวสำหรับธุรกิจ รวมถึงต้องเผชิญกับแรงต้านจากพนักงานที่ทำงานอยู่ อย่างไรก็ตาม ด้วยความช่วยเหลือจากแคนนอน ทำให้ Swagelok Singapore สามารถทำการเปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โดยทีมงานของแคนนอนได้จัดการฝึกอบรมเบื้องต้นที่ครอบคลุมกับโซลูชันและเสริมด้วยการอบรมเพิ่มเติมภายในองค์กรทำให้ระดับการยอมรับและความไว้วางใจของพนักงานเพิ่มขึ้นอย่างมาก